SAFE TRANSFERS BOGOTA LLC

Safe Transfers Colombia – Booking Terms & Conditions
Términos y Condiciones de Reserva – Safe Transfers Colombia

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ENGLISH VERSION

Effective Date: January 18, 2026
Last Updated: January 18, 2026

Operated by: Safe Transfers Bogotá LLC (“Safe Transfers Colombia”, “we”, “us”, “our”)
Registered in: Wyoming, United States

These Booking Terms & Conditions (“Terms”) govern all transportation services booked through Safe Transfers Colombia, including airport pickups, airport drop-offs, point-to-point transfers, hourly driver services, and full-day driver services in Colombia (where available). By booking a service, you agree to these Terms.

1. Company & Scope (Colombia-Wide)

Safe Transfers Colombia provides private ground transportation and coordination services in Colombia. Availability varies by city, route, date, time, and operational capacity. Not all services are available in all locations at all times.
All booked services are based on (i) the details provided during booking and (ii) any confirmations sent by our team via WhatsApp or email.

2. Booking & Payment

• Bookings are confirmed upon full payment through our secure online system (Stripe via Acuity Scheduling), unless we explicitly confirm a custom arrangement in writing and provide separate payment instructions.
• Prices are quoted and charged in U.S. Dollars (USD), unless stated otherwise at checkout.
• Gratuity is optional and not included.
• A booking confirmation will be sent to the email address and/or WhatsApp number provided at checkout.

3. Cancellations & Refunds

Standard cancellation window
• Free cancellation up to 24 hours before your scheduled pickup time.
• Bookings canceled less than 24 hours before pickup are non-refundable, regardless of reason, including (without limitation) missed messages, unread emails, incorrect contact details, phone connectivity issues, or failure to review confirmation instructions.

Refund processing
• Approved refunds are issued back to the original payment method. Processing times vary by bank/card issuer and may take 5–10 business days after the refund is initiated.

Flight disruptions (airport services)
• If your flight is delayed or rescheduled, we adjust your pickup timing at no cost for airport services.
• If your flight is canceled, you may choose to reschedule at no charge or receive a full refund.

4. Delays, Waiting Time & No-Shows

Airport arrivals (when applicable)
• We track arriving flights and adjust driver timing based on real-time flight updates.
• We include a reasonable waiting window after landing to account for immigration and baggage delays. If delays are longer than expected, our team will stay in contact and remain flexible whenever possible.
• In rare cases of extremely long delays, we may need to re-dispatch based on driver availability. If this occurs, we will coordinate the best solution (such as rescheduling or arranging the next available pickup).

Non-airport pickups (hotel, office, residence, point-to-point)
• A 15-minute grace period is included.
• Extended waits may incur additional waiting fees based on the booked vehicle/service hourly rate, especially when delays exceed 30–45 minutes.

No-shows (all services)
A booking may be treated as a no-show if any of the following occur:
• The passenger is not present at the confirmed pickup location within the applicable waiting window; or
• The passenger cannot be reached by WhatsApp/phone using the contact details provided; or
• The passenger does not respond to operational messages needed to complete pickup (meeting point confirmation, access instructions, etc.).
No-shows are non-refundable. “I did not see the message” (or similar) does not qualify for a refund.
If a no-show occurs, we may offer rebooking subject to availability and additional charges.

5. Vehicle Capacity (Passengers & Luggage)

• Your booking is confirmed for the passenger and luggage capacity associated with the service/vehicle selected at checkout.
• If passengers or luggage exceed the booked capacity, we may require an upgrade, updated fare, or a new booking.
• For safety and compliance reasons, we may refuse service if capacity is exceeded and an alternative cannot be arranged.

6. Child Seats & Minors

• If children are traveling, you must inform us in advance and request any child seat requirements during booking or by WhatsApp/email prior to service.
• Child seats are available upon request for $25 USD per seat, per day (subject to availability).
• If you bring your own child seat, our team can assist with installation at no charge.
• You are responsible for confirming the seat is appropriate for the child’s age/height/weight and for complying with applicable Colombian safety requirements.

7. Changes & Special Requests

• You may request modifications to pickup times, locations, stops, or passenger details up to the day of service. We will accommodate changes whenever possible, subject to availability.
• Significant adjustments (new destinations, multiple stops, out-of-area routes, major schedule shifts, added hours, or add-ons) may require an updated fare or rebooking.
• All changes must be requested via WhatsApp or email for confirmation.
• Same-day change requests made less than two (2) hours before pickup cannot be guaranteed.

8. Communication; Customer Responsibility to Be Reachable

• We coordinate primarily through WhatsApp for updates, meeting instructions, and dispatch. You must provide a valid phone number with full country code and ensure WhatsApp is active on that device.
• You are responsible for monitoring your confirmation email and WhatsApp messages from the time of booking through completion of service.
• Operational messages sent to the phone number/email provided at checkout will be treated as received when sent, even if you do not read them, your device has limited connectivity, or your spam/filter settings prevent delivery.
• We are not responsible for missed pickups due to incorrect contact information, lack of mobile/internet signal, phone settings, or failure to review messages.

Language support
• Our operations team can support clients in English or Spanish. Drivers are typically Spanish-speaking. Any in-person bilingual assistance outside standard service may be available only by request and subject to availability.

9. Safety, Conduct & Personal Belongings

• Passengers are responsible for their personal belongings. We are not liable for items lost or left behind after the trip ends.
• Smoking/vaping is not permitted in the vehicle.
• Excessive mess or damage may result in a reasonable cleaning or damage fee.

10. Service Disruptions; Force Majeure

We are not responsible for delays or service disruption caused by events beyond our control, including traffic incidents, road closures, severe weather, civil unrest, strikes, security checkpoints, governmental actions, airline disruptions, and platform outages. Where possible, we will coordinate alternatives or adjustments.

11. Limitation of Liability

To the fullest extent permitted by law:
• We are not liable for indirect, incidental, special, consequential, or punitive damages.
• Our total liability for direct damages related to a booking will not exceed the amount paid for the specific booking giving rise to the claim.
This limitation does not apply where prohibited by law.

12. Indemnification

You agree to indemnify and hold harmless Safe Transfers Bogotá LLC, its owners, employees, and partners from claims, damages, liabilities, losses, and expenses arising from your breach of these Terms, misuse of the service, or actions that cause damage, injury, or legal claims.

13. Privacy & Data

• We collect only the information required to deliver your service (name, email, WhatsApp number, pickup/drop-off details, and flight details where applicable).
• Your information is shared only with assigned drivers and authorized staff for coordination.
• Payments are processed securely through Stripe, and we do not store full credit-card details.

14. Time Limit to Bring Claims

To the extent permitted by law, any claim arising from a booking or these Terms must be brought within twelve (12) months after the claim arises, or it is permanently barred.

15. Governing Law; Venue

These Terms are governed by the laws of the State of Wyoming, United States, without regard to conflict-of-law principles. Any disputes arising under these Terms shall be resolved exclusively in the state or federal courts located in Wyoming, United States, and you consent to personal jurisdiction in those courts.

16. Contact

For questions or changes, please contact our operations team:
Email: bookings@safetransfersbogota.com
WhatsApp / Calls: +57 300 233 8276
WhatsApp Link: https://wa.me/573002338276
Website: https://safetransferscolombia.com/

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VERSIÓN EN ESPAÑOL (COLOMBIA)

Safe Transfers Colombia – Términos y Condiciones de Reserva

Fecha de vigencia: 18 de enero de 2026
Última actualización: 18 de enero de 2026

Operado por: Safe Transfers Bogotá LLC (“Safe Transfers Colombia”, “nosotros”, “nuestro”)
Registrado en: Wyoming, Estados Unidos

Estos Términos y Condiciones de Reserva (“Términos”) aplican a todos los servicios de transporte reservados con Safe Transfers Colombia, incluyendo recogidas en aeropuerto, traslados al aeropuerto, traslados punto a punto, servicios por horas y servicios de conductor de día completo en Colombia (donde estén disponibles). Al reservar un servicio, usted acepta estos Términos.

1. Empresa y Alcance (Cobertura Colombia)

Safe Transfers Colombia presta servicios privados de transporte terrestre y coordinación en Colombia. La disponibilidad varía según ciudad, ruta, fecha, hora y capacidad operativa. No todos los servicios están disponibles en todas las ubicaciones en todo momento.
Cada servicio reservado se basa en (i) la información proporcionada al reservar y (ii) las confirmaciones que nuestro equipo envíe por WhatsApp o correo electrónico.

2. Reserva y Pago

• La reserva queda confirmada con el pago total a través de nuestro sistema seguro en línea (Stripe vía Acuity Scheduling), salvo que confirmemos por escrito un arreglo personalizado y proporcionemos instrucciones de pago distintas.
• Los precios se cotizan y se cobran en dólares estadounidenses (USD), salvo que en el proceso de pago se indique lo contrario.
• La propina es opcional y no está incluida.
• La confirmación de la reserva se enviará al correo y/o al número de WhatsApp proporcionado al momento de reservar.

3. Cancelaciones y Reembolsos

Ventana estándar de cancelación
• Cancelación sin costo hasta 24 horas antes de la hora programada de recogida.
• Las reservas canceladas con menos de 24 horas de anticipación no son reembolsables, sin importar el motivo, incluyendo (sin limitación) mensajes no vistos, correos no leídos, datos de contacto incorrectos, problemas de señal/conectividad, o no revisar las instrucciones de confirmación.

Procesamiento de reembolsos
• Los reembolsos aprobados se realizan al mismo método de pago original. Los tiempos de procesamiento dependen del banco/emisor de la tarjeta y pueden tardar entre 5 y 10 días hábiles desde que se inicia el reembolso.

Cambios o afectaciones de vuelo (servicios de aeropuerto)
• Si su vuelo se retrasa o se reprograma, ajustamos la hora de recogida sin costo para servicios de aeropuerto.
• Si su vuelo es cancelado, usted puede reprogramar sin costo o solicitar un reembolso total.

4. Retrasos, Tiempo de Espera y No Presentación

Llegadas al aeropuerto (cuando aplique)
• Monitoreamos los vuelos y ajustamos el despacho del conductor con base en información en tiempo real.
• Incluimos una ventana de espera razonable después del aterrizaje para inmigración y equipaje. Si hay demoras mayores, nuestro equipo se mantendrá en contacto y será flexible cuando sea posible.
• En casos poco comunes de demoras extremadamente largas, puede ser necesario reasignar el conductor según disponibilidad. Si esto sucede, coordinaremos la mejor solución (por ejemplo, reprogramar o asignar la siguiente opción disponible).

Recogidas fuera del aeropuerto (hotel, oficina, residencia, punto a punto)
• Se incluye un período de gracia de 15 minutos.
• Esperas prolongadas pueden generar cargos adicionales de espera según la tarifa por hora del servicio/vehículo reservado, especialmente si la demora supera 30–45 minutos.

No presentación (todos los servicios)
Una reserva puede considerarse “no presentación” si ocurre cualquiera de lo siguiente:
• El pasajero no se encuentra en el punto de recogida confirmado dentro de la ventana de espera aplicable; o
• No es posible contactar al pasajero por WhatsApp/teléfono usando los datos proporcionados; o
• El pasajero no responde a mensajes operativos necesarios para completar la recogida (confirmación de punto de encuentro, instrucciones de acceso, etc.).
Las no presentaciones no son reembolsables. “No vi el mensaje” (o similar) no aplica para reembolso.
Si ocurre una no presentación, podremos ofrecer reprogramación según disponibilidad y con cargos adicionales.

5. Capacidad del Vehículo (Pasajeros y Equipaje)

• Su reserva se confirma para la capacidad de pasajeros y equipaje del servicio/vehículo seleccionado en el proceso de reserva.
• Si los pasajeros o el equipaje exceden la capacidad reservada, podremos requerir un cambio de vehículo, un ajuste de tarifa o una nueva reserva.
• Por seguridad y cumplimiento, podremos rechazar el servicio si se excede la capacidad y no es posible coordinar una alternativa.

6. Sillas para Niños y Menores

• Si viajan niños, usted debe informarnos con anticipación y solicitar cualquier necesidad de silla infantil durante la reserva o por WhatsApp/correo antes del servicio.
• Sillas infantiles disponibles bajo solicitud por $25 USD por silla, por día (sujeto a disponibilidad).
• Si usted trae su propia silla, nuestro equipo puede ayudar con la instalación sin costo.
• Usted es responsable de confirmar que el sistema de retención sea adecuado según edad/estatura/peso del menor y de cumplir con los requisitos de seguridad aplicables en Colombia.

7. Cambios y Solicitudes Especiales

• Usted puede solicitar cambios de hora, ubicaciones, paradas o datos de pasajeros hasta el día del servicio. Haremos lo posible por acomodarlos según disponibilidad.
• Cambios significativos (nuevos destinos, múltiples paradas, rutas fuera de cobertura, cambios grandes de horario, horas adicionales o adicionales) pueden requerir un ajuste de tarifa o re-reserva.
• Todos los cambios deben solicitarse por WhatsApp o correo para su confirmación.
• Los cambios solicitados el mismo día con menos de dos (2) horas de anticipación no se pueden garantizar.

8. Comunicación; Responsabilidad de Estar Disponible

• Coordinamos principalmente por WhatsApp (actualizaciones, punto de encuentro e instrucciones de recogida). Usted debe proporcionar un número válido con código de país y asegurarse de tener WhatsApp activo en ese dispositivo.
• Usted es responsable de revisar su correo de confirmación y los mensajes de WhatsApp desde el momento de la reserva hasta la finalización del servicio.
• Los mensajes operativos enviados al número/correo proporcionado se considerarán recibidos en el momento del envío, incluso si usted no los lee, tiene conectividad limitada o su configuración de spam/filtros impide la entrega.
• No nos hacemos responsables por recogidas fallidas debido a datos de contacto incorrectos, falta de señal/internet, configuraciones del teléfono o no revisar mensajes.

Soporte de idioma
• Nuestro equipo operativo puede atenderle en inglés o español. Los conductores normalmente hablan español. Cualquier asistencia presencial bilingüe fuera del servicio estándar puede estar disponible solo bajo solicitud y sujeto a disponibilidad.

9. Seguridad, Conducta y Objetos Personales

• Los pasajeros son responsables de sus pertenencias. No somos responsables por objetos perdidos u olvidados después de terminar el servicio.
• No se permite fumar o vapear dentro del vehículo.
• Suciedad excesiva o daños pueden generar un cargo razonable de limpieza o reparación.

10. Interrupciones del Servicio; Fuerza Mayor

No somos responsables por demoras o interrupciones causadas por eventos fuera de nuestro control, incluyendo tráfico, cierres viales, clima severo, disturbios, paros, controles de seguridad, decisiones gubernamentales, afectaciones de aerolíneas y caídas de plataformas. Cuando sea posible, coordinaremos alternativas o ajustes.

11. Limitación de Responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley:
• No somos responsables por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales o punitivos.
• Nuestra responsabilidad total por daños directos relacionados con una reserva no excederá el monto pagado por la reserva específica que origine la reclamación.
Esta limitación no aplica donde la ley lo prohíba.

12. Indemnidad

Usted acepta mantener indemne a Safe Transfers Bogotá LLC, sus propietarios, empleados y aliados frente a reclamaciones, daños, responsabilidades, pérdidas y gastos derivados del incumplimiento de estos Términos, uso indebido del servicio o acciones que causen daños, lesiones o reclamaciones legales.

13. Privacidad y Datos

• Recopilamos únicamente la información necesaria para prestar el servicio (nombre, correo, número de WhatsApp, detalles de recogida/destino y, cuando aplique, datos del vuelo y solicitudes especiales).
• Su información se comparte solo con el conductor asignado y personal autorizado para coordinación.
• Los pagos se procesan de forma segura a través de Stripe y no almacenamos los datos completos de su tarjeta.

14. Plazo para Presentar Reclamaciones

En la medida permitida por la ley, cualquier reclamación relacionada con una reserva o con estos Términos debe presentarse dentro de los doce (12) meses siguientes a la fecha en que surja; de lo contrario, quedará extinguida.

15. Ley Aplicable y Jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes del Estado de Wyoming, Estados Unidos, sin considerar normas sobre conflicto de leyes. Cualquier disputa relacionada con estos Términos será resuelta exclusivamente en los tribunales estatales o federales ubicados en Wyoming, Estados Unidos, y usted acepta su jurisdicción personal en dichos tribunales.

16. Contacto

Para preguntas o cambios, por favor contacte a nuestro equipo operativo:
Correo: bookings@safetransfersbogota.com
WhatsApp / Llamadas: +57 300 233 8276
Link de WhatsApp: https://wa.me/573002338276
Sitio web: https://safetransferscolombia.com/